Prontuário do paciente: por quanto tempo guardar e o que a lei exige para digitalizar
A Lei nº 13.787/2018 dá a régua de tempo: decorrido o prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, os prontuários em papel e os digitalizados poderão ser eliminados. Antes disso, a lei não autoriza essa eliminação. Isso é diferente de destruir o papel original depois de digitalizar, que a lei trata à parte no art. 3º. O prazo alcança todos os prontuários de paciente, qualquer que seja a forma de armazenamento, inclusive microfilmados, arquivados em meio óptico e os que já nasceram eletrônicos. Em vez de eliminar, a lei permite devolver o prontuário ao paciente. E prazos diferentes podem ser fixados em regulamento.
Pontos-chave
- O marco é 20 anos contados do último registro, não da primeira consulta.
- Passado esse prazo mínimo, os prontuários em papel e os digitalizados poderão ser eliminados.
- Destruir o papel original depois de digitalizar é outra situação: o art. 3º trata dela, com condições específicas na própria lei.
- A regra vale para papel, microfilme, meio óptico e arquivo nascido digital.
- A digitalização precisa assegurar integridade, autenticidade e confidencialidade, com reprodução de todas as informações do original.
- A digitalização usa certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito.
- A eliminação precisa resguardar intimidade, sigilo e confidencialidade, e a destinação final é registrada na forma de regulamento.
- A lei é o piso: as normas do conselho profissional da sua área podem exigir mais do arquivo e do sistema.
Por quanto tempo a clínica guarda o prontuário do paciente?
A Lei nº 13.787/2018 não diz, com essas palavras, "guarde por 20 anos". Ela trabalha pelo outro lado: só depois de um prazo mínimo de 20 anos, contados do último registro, os prontuários em papel e os digitalizados poderão ser eliminados.
Atenção a uma distinção que confunde muita gente: esse prazo de 20 anos é para eliminar o prontuário. Destruir o papel original depois de digitalizar é outra situação, que a lei trata à parte no art. 3º, com condições específicas da própria lei. Enquanto o prontuário não puder ser eliminado, a informação da clínica precisa ser preservada por esse tempo inteiro, sem perda, sem umidade e sem caixa sumida na mudança de sala.
A lei fala de "prontuário de paciente", sem separar clínica, consultório ou hospital. E o art. 1º deixa claro que a guarda, o armazenamento e o manuseio desse prontuário também são regidos pela Lei nº 13.709/2018, a LGPD. Ou seja, a decisão sobre o arquivo não se resolve só com o calendário.
Os 20 anos contam de quando?
Do último registro. É o texto do art. 6º. Não é da data de abertura da ficha, nem do primeiro atendimento, nem da última cobrança paga.
O caminho prudente é olhar a anotação mais recente daquele prontuário e contar dali.
Isso muda a vida de uma clínica de estética ou de um consultório odontológico com paciente antigo que volta de vez em quando. Cada retorno novo gera registro novo. O arquivo de um paciente de dez anos atrás que voltou no mês passado não é um arquivo velho.
Posso digitalizar tudo e jogar o papel fora?
A lei trata da digitalização e do uso de sistemas informatizados para guardar prontuário. Ou seja, trabalhar com arquivo digital está dentro da lei, desde que o processo siga o padrão dela.
Esse padrão está no art. 2º: integridade, autenticidade e confidencialidade do documento digital, reprodução de todas as informações do original, certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito e os requisitos previstos em regulamento.
Na rotina, a ordem é essa: contrate ou configure o sistema primeiro, digitalize com o padrão certo depois. Sobre jogar o papel fora, a lei trata da destruição dos documentos originais no art. 3º, uma situação diferente da eliminação do prontuário após 20 anos. Mas essa destruição tem condições específicas na própria lei. A digitalização precisa cumprir o padrão do art. 2º, e a destruição do original precisa atender às condições da lei e do regulamento. Como essas condições são específicas e podem ir além do que cabe num resumo, antes de destruir qualquer original confira o texto integral e atualizado da lei, o regulamento aplicável e as normas do seu conselho profissional. Inverter essa ordem é o jeito mais rápido de ficar sem o original e sem um digital que se sustente.
O que a digitalização precisa cumprir?
A lei é objetiva nos requisitos do art. 2º. O processo tem de assegurar a integridade, a autenticidade e a confidencialidade do documento digital.
Além disso, o método de digitalização precisa reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais. Página amassada, verso com anotação a lápis, termo de consentimento assinado, foto de evolução colada na ficha: tudo o que está no original tem de aparecer no arquivo digital.
Um alerta: esses pontos do art. 2º não são uma lista completa para escolher o sistema. A própria lei e o regulamento trazem outras exigências para a guarda e o controle dos documentos digitalizados, e o seu conselho profissional pode exigir mais. Antes de fechar sistema ou descartar papel, confira o texto integral e atualizado da lei e o regulamento aplicável.
O art. 1º ainda deixa claro que essa digitalização é regida pela Lei nº 13.787/2018 e também pela Lei nº 13.709/2018, a LGPD. Ou seja, o prontuário digital não vive só sob a lei do prontuário.
- Integridade, autenticidade e confidencialidade do documento digital
- Reprodução de todas as informações do original
- Certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito
- Requisitos do processo de digitalização dispostos em regulamento
Dá para devolver o prontuário ao paciente em vez de eliminar?
Sim. O art. 6º, § 2º diz que, alternativamente à eliminação, o prontuário poderá ser devolvido ao paciente. Repare na palavra alternativamente: a devolução entra no lugar da eliminação, que só é autorizada depois do prazo mínimo de 20 anos contados do último registro. Devolver o prontuário não é um atalho para esvaziar o arquivo antes do prazo, nem apaga por si só a responsabilidade pela guarda. Encerramento de atividade e devolução antes do prazo são situações próprias, que pedem análise à parte.
Se o caminho for a eliminação, o processo tem de resguardar a intimidade do paciente e o sigilo e a confidencialidade das informações. Caixa de papelão na calçada não atende a isso.
E tem o controle: a destinação final de todos os prontuários e a sua eliminação serão registradas na forma de regulamento. Em termos de rotina, isso aponta para um controle interno do que saiu do arquivo, quando saiu e para onde foi.
Prazo, regulamento e as regras do seu conselho
A lei remete a regulamento em pontos que mexem direto com a rotina: requisitos do processo de digitalização (art. 2º, § 3º), prazos diferenciados de guarda (art. 6º, § 1º) e registro da destinação final e da eliminação (art. 6º, § 4º). Antes de mudar o arquivo, confira o regulamento aplicável.
Os prazos diferenciados do § 1º podem ser fixados conforme o potencial de uso do prontuário em estudos e pesquisas das ciências da saúde, humanas e sociais, e também para fins legais e probatórios. Logo, 20 anos é o piso do art. 6º, não necessariamente a palavra final para todo caso.
Outro ponto que decide investimento: a Lei nº 13.787/2018 é o piso. As normas do conselho profissional da sua área podem exigir mais do sistema e do arquivo, inclusive em temas como acesso do paciente ao prontuário e cópia. E, como diz o próprio art. 1º, a guarda do prontuário também é regida pela LGPD. Quem decide na clínica precisa olhar os três lados: lei, conselho e proteção de dados.
Conclusão
O recado prático é curto: o prontuário não é papel de arquivo morto. A Lei nº 13.787/2018 só autoriza a eliminação do prontuário depois do prazo mínimo de 20 anos contados do último registro, e esse marco se move a cada novo atendimento. Destruir o papel original depois de digitalizar é outra situação: a lei trata dela no art. 3º, com condições específicas. Digitalizar é um caminho tratado pela lei, com certificado digital e reprodução fiel do original. Como as condições para destruir o original são específicas, antes de destruir qualquer documento confira o texto integral e atualizado da lei, o regulamento aplicável e as normas do seu conselho profissional. Arquivo organizado custa pouco de manter; arquivo perdido cobra caro depois.
Fundamentação
- Lei nº 13.787, de 27 de dezembro de 2018, art. 6º: Decorrido o prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados. O § 1º admite prazos diferenciados em regulamento, conforme o potencial de uso em estudos e pesquisas das ciências da saúde, humanas e sociais e para fins legais e probatórios. O § 2º permite, alternativamente à eliminação, devolver o prontuário ao paciente. O § 3º exige que a eliminação resguarde a intimidade do paciente e o sigilo e a confidencialidade. O § 4º prevê registro da destinação final e da eliminação na forma de regulamento. O § 5º aplica o artigo a todos os prontuários, inclusive microfilmados, em meio óptico e os originalmente eletrônicos.
- Lei nº 13.787/2018, arts. 1º e 2º: O art. 1º submete a digitalização e o uso de sistemas informatizados para guarda, armazenamento e manuseio de prontuário a essa Lei e à Lei nº 13.709/2018. O art. 2º exige processo que assegure integridade, autenticidade e confidencialidade do documento digital, com reprodução de todas as informações dos originais, uso de certificado digital no âmbito da ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito e observância de requisitos dispostos em regulamento.
- Lei nº 13.787/2018, art. 3º: Prevê que os documentos originais poderão ser destruídos após a sua digitalização, observadas as condições estabelecidas na própria Lei. É situação distinta da eliminação do prontuário tratada no art. 6º. O texto disponível na fonte consultada não reproduz todas as condições dessa destruição, por isso, antes de destruir qualquer original, convém conferir o texto integral e atualizado da lei, o regulamento aplicável e as normas do conselho profissional, confirmando o conteúdo das condições na fonte oficial completa.
- Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (LGPD): Citada no art. 1º da Lei nº 13.787/2018 como norma que também rege a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para guarda, armazenamento e manuseio de prontuário de paciente.
- Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil): Mencionada no art. 2º, § 2º como âmbito de emissão do certificado digital a ser utilizado no processo de digitalização do prontuário, admitido também outro padrão legalmente aceito.
- Regulamento previsto na Lei nº 13.787/2018: A Lei nº 13.787/2018 remete a regulamento em três pontos: requisitos do processo de digitalização (art. 2º, § 3º), fixação de prazos diferenciados de guarda (art. 6º, § 1º) e registro da destinação final e da eliminação dos prontuários (art. 6º, § 4º).
Fonte primária: LEI Nº 13.787, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2018, Dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente (Presidência da República, Secretaria-Geral, Subchefia para Assuntos Jurídicos).
Ainda em dúvida?
quanto tempo guardar prontuário de paciente
A Lei nº 13.787/2018 fixa prazo mínimo de 20 anos a partir do último registro para a eliminação do prontuário. Passado esse prazo, os prontuários em suporte de papel e os digitalizados poderão ser eliminados. Antes dele, a lei não autoriza essa eliminação. Isso é diferente de destruir o papel original depois de digitalizar: o art. 3º trata dessa destruição à parte, com condições específicas da própria lei. Regulamento pode fixar prazos diferenciados, de acordo com o potencial de uso em estudos e pesquisas e para fins legais e probatórios. Então 20 anos é o piso da eliminação, não um limite máximo.
o prazo do prontuário vale para arquivo digital também
Vale. O art. 6º, § 5º diz que suas disposições se aplicam a todos os prontuários de paciente, independentemente da forma de armazenamento. Estão incluídos os microfilmados, os arquivados eletronicamente em meio óptico e os constituídos por documentos gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica. Em outras palavras, trocar papel por sistema não encurta o prazo de guarda.
preciso de certificado digital para digitalizar prontuário
O art. 2º, § 2º diz que no processo de digitalização será utilizado certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil, ou outro padrão legalmente aceito. Então não é um escaneamento comum salvo em pasta do computador. O processo também precisa assegurar integridade, autenticidade e confidencialidade e seguir requisitos dispostos em regulamento. A lei é o piso: veja se o conselho profissional da sua área exige mais do sistema.
posso destruir o prontuário em papel depois de escanear
A lei trata disso à parte, no art. 3º: os documentos originais poderão ser destruídos após a digitalização, observadas as condições da própria lei. É uma situação diferente da eliminação do prontuário após 20 anos. Mas a lei estabelece condições específicas para essa destruição, e elas precisam ser cumpridas. Antes, a digitalização tem de seguir o padrão do art. 2º: integridade, autenticidade e confidencialidade do documento digital, reprodução de todas as informações do original e certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito. Como as condições de destruição do original são específicas, confira o texto integral e atualizado da lei, o regulamento aplicável e as normas do seu conselho profissional antes de destruir qualquer documento.
o que fazer com os prontuários se a clínica fechar
A lei traz uma alternativa expressa no art. 6º, § 2º: em vez de eliminar, o prontuário pode ser devolvido ao paciente. Se a escolha for eliminar, o art. 6º, § 3º exige que o processo resguarde a intimidade do paciente e o sigilo e a confidencialidade das informações, e o § 4º prevê registro da destinação final na forma de regulamento. Lembre que o prazo mínimo de 20 anos continua valendo.
Assessoria trabalhista para clínicas e consultórios
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